Das Verfahren orientiert sich an dem Managementzyklus "Analysieren - Planen - Durchführen - Prüfen - Anpassen". Es bietet einen praxiserprobten Leitfaden für eine prozessorientierte und fachübergreifende Energiearbeit in Verwaltung und Politik. Ziel ist die dauerhafte Installation eines Qualitätsmanagementsystems in der Energiearbeit mit einer regelmäßigen internen Bestandsaufnahme und Kontrolle des Ist-Zustandes sowie der (Weiter-)Entwicklung und Überprüfung der durchgeführten Optimierungsmaßnahmen.

Basis des Systems sind standardisierte und anwendungsoptimierte Werkzeuge, die die kommunale Energiearbeit systematisch begleiten, zu transparenten Ergebnissen führen und nachvollziehbar daraus abgeleitete Maßnahmenkataloge unter Berücksichtigung der spezifischen Rahmenbedingungen (z.B. der Haushaltssituation) der jeweiligen Kommune entwickeln. Das Verfahren liefert aussagekräftige, objektive Kennzahlen und beinhaltet eine fundierte Dokumentation und Berichterstattung. Es ermöglicht interkommunale Leistungsvergleiche und eine öffentlichkeitswirksame Kommunikation der Leistungen der Kommune bei ihrer Energiearbeit.

Der EEA ist außerdem ein Zertifizierungsverfahren mit anschließender Auszeichnung. Ein externer Auditor bewertet die in der Kommune ermittelten Standards in sechs verschiedenen Handlungsfeldern. Wird bei diesem Verfahren eine vorgegebene Punktzahl erreicht, erfolgt eine Auszeichnung mit dem "European Energy Award" bzw. "European Energy Award GOLD".

Seit November 2008 nimmt die Stadt Greven am Qualitätsmanagementprozess "European Energy Award®" teil. Im Juni 2009 wurden die Ist-Analyse und der Maßnahmenplan 2009 / 2010 im Ausschuss für Stadtentwicklung und Umwelt vorgestellt. Im Mittelpunkt des Verfahrens steht ein "Energie-Team". Das Grevener Energie-Team besteht aus Mitgliedern der Stadtverwaltung, des Bau- und Entsorgungsbetriebes BEG und der Stadtwerke Greven GmbH. Externe Unterstützung und Begleitung bei diesem Prozess erfolgt durch einen für den EEA akkreditierten Berater.

Das Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie NRW unterstützt die teilnehmenden Kommunen mit einem Förderprogramm. Die EnergieAgentur NRW begleitet die Kommunen bei der Projektorganisation und organisiert den Erfahrungsaustausch unter den beteiligten Kommunen.

Zunächst wurde eine Ist-Analyse durchgeführt und der aktuelle Energie-Standard bewertet. Diese Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für die Erstellung des energiepolitischen Arbeitsprogramms, das einen verbindlichen Projekt- und Maßnahmenplan für das jeweils kommende Jahr umfasst. Nach Durchführung der Maßnahmen, Erfolgskontrolle und Dokumentation des neu erreichten Ist-Zustandes wird das nächste energiepolitische Arbeitsprogramm festgelegt. Der energie- und klimapolitisch wünschenswerte Maßnahmenkatalog wird unter Berücksichtigung der Haushaltssituation und Wirtschaftlichkeit sowie in Abstimmung mit den zuständigen Fachausschüssen festgelegt.

Die Dauer des Prozesses ist zunächst auf vier Jahre begrenzt. Danach ist eine Verlängerung der Förderung um weitere drei Jahre möglich.

• Bereich 1 - Stadtplanung und Raumentwicklung
• Bereich 2 - Kommunale Gebäude und Anlagen
• Bereich 3 - Ver- und Entsorgung
• Bereich 4 - Mobilität
• Bereich 5 - Interne Organisation
• Bereich 6 - Kommunikation und Kooperation

Am 5. Oktober tagte das Energieteam der Stadt Greven, gemeinsam mit einem Vertreter des TÜV Rheinland und dem Berater Reiner Tippkötter. An diesem Tag wurde das so genannte EEA-Audit durchgeführt. Das heißt, der TÜV Rheinland hat geprüft, ob und in welchem Umfang die Stadt Greven die Energiespar-Etappenziele für die Auszeichnung mit dem European Energy Award® (EEA) in Silber erreicht hat. Tatsächlich hat die Verwaltung gemeinsam mit den Stadtwerken und dem BEG in nur zwei Jahren 58 Prozent der möglichen Punkte erzielt! "Dieses erfreuliche Ergebnis zeigt, dass wir mit unserer Arbeit für den Klimaschutz auf dem richtigen Weg sind", betont Bürgermeister Peter Vennemeyer.

Die Stadt Greven hat im Oktober 2008 mit dem EEA-Prozess begonnen. Zur Durchführung wurde ein Energieteam aus Mitgliedern der Verwaltung und der Stadtwerke gebildet. Das Energieteam sowie weitere Mitarbeiter aus Verwaltung, BEG und den Stadtwerken haben den aktuellen Zustand in den energie- und klimarelevanten Handlungsfeldern erfasst und bewertet, beispielsweise die kommunalen Gebäude oder die Verkehrsplanung. Dabei wurde die Stadt von Reiner Tippkötter vom Büro infas enermetric aus Emsdetten unterstützt.

Der European Energy Award® ist ein Qualitätsmanagementsystem und Zertifizierungsverfahren für die kommunale Energiearbeit, das auf europäischer Ebene entwickelt wurde und umgesetzt wird. Der Prozess dauert in der Regel vier Jahre, in denen auf Basis einer Ist-Analyse verschiedene Maßnahmen zur energetischen Optimierung und Energieeinsparung in sechs kommunalen Handlungsfeldern entwickelt und umgesetzt werden. Werden vorgegebene Standards erreicht, so wird die Auszeichnung European Energy Award® verliehen. Diese Zertifizierung wird durch einen externen Auditor durchgeführt. Dieser prüft die eingereichten Unterlagen und stellt fest, ob die erforderliche Punktzahl (mindestens 50 Prozent der möglichen Punkte) erreicht ist und die Qualitätsstandards des Zertifizierungsprozesses eingehalten werden. Anschließend wird der EEA-Prozess drei Jahre weiter geführt. Bei einer Steigerung der Punkte auf 75 Prozent wird die Auszeichnung "European Energy Award® GOLD" verliehen.

Offiziell verliehen wird der European Energy Award durch den Minister für Klimaschutz, Umwelt, Landwirtschaft, Natur und Verbraucherschutz, Johannes Remmel. Die Auszeichnungsveranstaltung der Energieagentur NRW findet Ende des Jahres statt.